Ab dem 1. Januar 2025 wird es ernst für alle Unternehmen in Deutschland: Die elektronische Rechnung, auch E-Rechnung genannt, wird zur Pflicht. Dies bedeutet, dass Unternehmen ihre Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ausschließlich in elektronischer Form übermitteln müssen. Laut der Industrie- und Handelskammer (IHK) Kassel-Marburg, die Unternehmen bei dieser Umstellung unterstützt, ist dies eine Maßnahme zur Reduzierung des Verwaltungsaufwands und zur Steigerung der Effizienz im Geschäftsalltag. Oskar Edelmann, Justiziar der IHK, bringt es auf den Punkt: „Die Umstellung auf E-Rechnungen soll die Prozesse effizienter gestalten.“ Diese Maßnahme ist Teil einer größeren Reform, die auch Änderungen im Arbeitsrecht und in steuerlichen Regelungen mit sich bringt. Unternehmen sind angehalten, ihre Systeme rechtzeitig anzupassen – eine Herausforderung, die insbesondere kleinere Betriebe vor große Aufgaben stellen könnte, wie nw-ihk.de berichtet.
Details zur E-Rechnung und Übergangsfristen
Die E-Rechnung muss in einem maschinell auslesbaren Format wie XML vorliegen und damit die automatisierte Weiterverarbeitung ermöglichen. Von dieser Pflicht betroffen sind alle B2B-Umsätze von inländischen Unternehmen, während Privatpersonen weiterhin Papierrechnungen erhalten dürfen. Kleinunternehmen müssen jedoch ebenfalls E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 31. Dezember 2026 können Rechnungen weiterhin auf Papier übermittelt werden, aber nur mit Zustimmung des Empfängers, so die Vorgaben. Die letzten Ausnahmen für Unternehmen, deren Jahresumsatz unter 800.000 Euro liegt, bestehen bis zum 31. Dezember 2027, wobei dann spätestens die neuen Anforderungen gelten, wie seknews.de ausführlich erklärt.
Diese gesetzliche Entwicklung bringt einige Herausforderungen für die Unternehmen mit sich. Insbesondere die technische Umsetzung, die Sicherstellung einer revisionssicheren Archivierung und die maschinelle Auswertbarkeit für Prüfungen müssen bedacht werden. Ein eigener E-Mail-Posteingang für Rechnungen wird empfohlen, um die neue Regelung effizient umsetzen zu können. Die umwälzende E-Rechnung ist Teil der EU-Initiative zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug und zielt darauf ab, die Prozesse in der gesamten europäischen Gemeinschaft zu harmonisieren. Die Vorbereitungen auf diese Veränderungen sollten mit Hochdruck angegangen werden, um rechtzeitig einsatzbereit zu sein.
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