In der heutigen digitalen Welt stellen viele Gemeinden ihre Dienstleistungen zunehmend online zur Verfügung, um den Bürgerservice zu verbessern. Ein bemerkenswerter Bericht des Rechnungshofes verdeutlicht jedoch, dass in den vier getesteten Stadtgemeinden Groß-Enzersdorf, Hallein, Mödling und St. Johann im Pongau im Jahr 2022 noch immer ein erheblicher Teil der Anträge in Papierform eingereicht wurde. Konkret handelt es sich dabei um 42 Prozent der Gesamtanträge. Dies wirft Fragen zur tatsächlichen Digitalisierung und zu den Anstrengungen auf, die notwendig sind, um den Staat modernen Anforderungen gerecht zu werden.
Die Anträge, die über die digitalen Kanäle eingereicht wurden, kamen mit 40 Prozent als Webformulare und 18 Prozent per E-Mail. Während die Zahl der digitalen Anträge von 2020 bis 2022 insgesamt gestiegen ist, sind die Papieranträge und E-Mail-Anträge zurückgegangen, was auf eine positive Entwicklung in der Nutzung digitaler Angebote hindeutet. Besonders hervorzuheben ist die Stadtgemeinde Hallein, die durch eine spezielle Webanwendung zur Kindergartenanmeldung maßgeblich zur Steigerung der digitalen Anträge beigetragen hat.
Digitalisierungsstrategien und ihre Herausforderungen
Die Untersuchung zeigte, dass nur die Stadtgemeinde Groß-Enzersdorf eine konkrete Digitalisierungsstrategie hatte. Die anderen Gemeinden gaben an, digitale Schritte lediglich „nach Bedarf“ oder in Absprache mit externen Dienstleistern zu setzen. Der Rechnungshof hebt hervor, dass es für Hallein, Mödling und St. Johann im Pongau ratsam wäre, ein vollständiges Konzept für die Digitalisierung zu entwickeln. Damit könnten weitere Fortschritte in der Digitalisierung erzielt werden, um den Bürgern einen effizienteren Zugang zu den Behörden zu ermöglichen.
Ein weiterer kritischer Punkt sind die unzureichenden vertraglichen Regelungen mit den externen Dienstleistern. In vielen Fällen lagen keine klaren und schriftlichen Verträge vor, die die Rechte und Pflichten der Dienstleister festlegten. Der Rechnungshof wies darauf hin, dass eine Abhängigkeit von diesen Dienstleistern besteht, was nicht nur die Unabhängigkeit der Gemeinden gefährdet, sondern auch die Transparenz in Bezug auf Kosten und Leistungen beeinträchtigen kann. Nur die Stadtgemeinde Mödling hatte einige detaillierte Verträge, die den erbrachten Leistungen Rechnung trugen.
Fehlende Bedarfsanalysen und Zielsetzung
Ein zentrales Manko ist die Tatsache, dass keine der vier Gemeinden Analysen über die Bedürfnisse ihrer Bürger im Hinblick auf die E-Government-Angebote durchgeführt hat. Weder wurden quantifizierbare Ziele vorgegeben, noch die Nutzung der bestehenden Angebote systematisch gemessen. Der Rechnungshof empfiehlt, umfassende Bedarfsanalysen durchzuführen, um gezielt auf die Wünsche der Bürger eingehen zu können. Ein möglicher Ansatz könnte ein Ideenprozess auf Gemeindeebene sein, durch den die Bürger ihre Anforderungen und Wünsche einbringen können.
Abschließend lässt sich festhalten, dass trotz der Fortschritte im Bereich E-Government in den vier analysierten Stadtgemeinden die Digitalisierung noch lange nicht dort ist, wo sie sein sollte. Die Anträge in Papierform und die Abhängigkeit von externen Dienstleistern sind Zeichen dafür, dass eine umfassende Strategie fehlt. Der Rechnungshof fordert eine gezielte Kosten- und Nutzenanalyse sowie eine klare Koordination der Digitalisierungsschritte durch die Gemeinden, um die E-Government-Angebote für die Bürger weiter zu verbessern.
