In Deutschland nehmen digitale Arbeitsmethoden einen immer größeren Raum im Unternehmensalltag ein. Laut einer aktuellen Studie des Digitalverbandes Bitkom verzichten mittlerweile 15 Prozent der Unternehmen vollständig auf Papierdokumente. Dies stellt einen Anstieg von 7 Prozent im Vergleich zu vor zwei Jahren dar, was zeigt, dass der Trend hin zu papierlosen Büros zunehmend an Fahrt gewinnt. Die repräsentative Umfrage, die zwischen Ende April und Mitte Juni durchgeführt wurde, umfasste 1.103 Unternehmen mit mindestens 20 Mitarbeitern.
Der Verzicht auf papierbasierte Prozesse zeigt sich auch in der Kommunikation der Firmen. Nur noch 40 Prozent der Unternehmen versenden häufig Briefe, während es vor zwei Jahren noch 48 Prozent waren. Zudem hat der Einsatz von Faxen abgenommen: Aktuell verwenden nur noch 30 Prozent der befragten Unternehmen diese Form der Kommunikation. Vor zwei Jahren hatte die Zahl noch bei 40 Prozent gelegen. «Jedes zehnte Unternehmen hat sich in den vergangenen beiden Jahren weitgehend vom Fax verabschiedet», erklärte Bernhard Rohleder, Hauptgeschäftsführer von Bitkom.
Entwicklungen und aktuelle Zahlen
Die Umstellung auf digitale Verfahren hat jedoch nicht zu einem vollständigen Aussterben des klassischen Büroalltags geführt. Lediglich 6 Prozent der Firmen arbeiten vollständig papierbasiert. Interessanterweise bezeichnen 14 Prozent der Firmen, dass nach wie vor etwa drei Viertel ihrer Prozesse auf Papier basieren. Zudem hält sich bei mehr als einem Drittel (38 Prozent) der Unternehmen ein Gleichgewicht zwischen analogen und digitalen Prozessen.
Die Digitalisierung ist jedoch nicht nur darauf ausgerichtet, bestehende Prozesse zu übernehmen. Der Bitkom betont, dass Unternehmen die Möglichkeit haben, ihre Abläufe grundlegend zu überdenken. „Digitalisierung ist eine Chance, die bisherigen Prozesse sehr grundsätzlich zu überprüfen“, so Rohleder weiter.
Der langsame Abschied von Aktenschränken
Obwohl der Übergang zur digitalen Arbeitsweise voranschreitet, ist der Abbau von Aktenschränken in den Büros ein langsamer Prozess. Nach den Umfrageergebnissen geben 50 Prozent der Unternehmen an, dass sie im Vergleich zu vor fünf Jahren weniger Aktenschränke besitzen. Bei 36 Prozent ist die Zahl der Aktenschränke gleich geblieben, während 8 Prozent sogar zusätzliche Aktenschränke angeschafft haben. Dies weist darauf hin, dass die digitale Transformation nicht überall gleich schnell voranschreitet.
Der Trend zur Digitalisierung könnte in den kommenden Jahren weiter an Bedeutung gewinnen, da die Effizienzsteigerung und Ressourcenschonung durch papierloses Arbeiten für viele Unternehmen ein wichtiges Ziel darstellt. Laut Rohleder ist es dabei entscheidend, die bisherigen Methoden nicht einfach nur digital zu übertragen, sondern auch die Effizienz dieser Verfahren im digitalen Rahmen neu zu bewerten.
