In der kleinen Gemeinde Barsbüttel, die in Schleswig-Holstein liegt, wird die Digitalisierung der Verwaltung auf bemerkenswerte Weise vorangetrieben. Innerhalb kürzester Zeit hat sie die E-Akte erfolgreich implementiert, um den Herausforderungen einer modernen Verwaltung gerecht zu werden. Angesichts begrenzter finanzieller Mittel hat sie sich für das digitale Verwaltungssystem start:E von der Firma regisafe entschieden. Dieses System bietet eine umfassende Lösung mit über 30 praxisorientierten Modulen, die den Mitarbeitern ermöglichen, Dokumente effektiver zu verwalten.
Die Einführung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) hat die Arbeitsabläufe in der Verwaltung deutlich verbessert. Die Angestellten können nun alle wichtigen Informationen nach einem einheitlichen digitalen Aktenplan ablegen und verwalten, was die Zusammenarbeit im Team systematischer gestaltet. Aber nicht nur die Dokumentenverwaltung profitiert davon; auch die Kommunikation innerhalb der Behörde wurde optimiert. Über das System lassen sich Termine leicht koordinieren und Abläufe automatisieren.
Optimierung der Arbeitsweise
Bisher hat Barsbüttel bereits einen signifikanten Teil ihrer Papierakten digitalisiert, sodass jetzt Platz für neue Ausbildungsplätze geschaffen werden kann. Dies ist besonders wichtig, da die digitale Aktenführung den Zugriff auf Informationen erleichtert und das ortsunabhängige Arbeiten fördert. Lange Zeit war das Homeoffice lediglich ein Traum; nun wird es endlich Realität. Dazu verfolgt die Gemeinde einen ambitionierten Plan, der bis zum Jahr 2027 alle kommunalen Prozesse medienbruchfrei gestalten soll. Langfristig wird eine vollständige Ende-zu-Ende-Digitalisierung angestrebt, die sowohl Effizienz als auch Transparenz erhöhen soll.
Ein entscheidender Faktor für den raschen Fortschritt in der digitalen Transformation ist der Unterstützung durch das regisafe-Netzwerk. Der Austausch mit anderen Verwaltungen in Schleswig-Holstein hat es den Mitarbeitern ermöglicht, wertvolle Informationen und praktische Tipps für die Implementierung und Nutzung des Systems zu sammeln. „Der Support von regisafe übertrifft unsere Erwartungen“, sagt Marc Fischer, der als IT-Leiter die Digitalisierung in Barsbüttel verantwortet. Diese positiven Erfahrungen haben dazu beigetragen, dass die Personalakten bereits zu 100 Prozent digitalisiert sind und zwei Fachbereiche nahezu komplett auf digitale Prozesse umgestellt wurden.
Die Einführung des Concurrent-User-Modells von regisafe gewährleistet zudem eine große Flexibilität in der Nutzung. Bei diesem Modell können verschiedene Benutzerkonten angelegt werden, wobei gleichzeitig jedoch nur eine begrenzte Anzahl von Mitarbeitern gleichzeitig auf die Software zugreifen kann. Dies stellt sicher, dass die Gemeinde auch bei wachsendem Interesse an digitalen Lösungen gut aufgestellt ist.
Schulungen für nachhaltige Kompetenz
In Barsbüttel legt man großen Wert auf die Schulung der Mitarbeiterschaft. Gut geschulte Mitarbeiter sind motivierter und bringen mehr Engagement in die digitale Transformation ein. Alle Teammitglieder nehmen daher an Basisseminaren der regisafe Akademie teil, um ihr Wissen regelmäßig aufzufrischen. Diese Trainings bieten eine hervorragende Gelegenheit, neue Mitarbeiter effizient in das System einzuführen, sodass das Unternehmen jederzeit für den technischen Wandel gerüstet ist. „Nur Mut“, sagt Digitalisierungsmanager Oke Baumann und fördert die Innovationskultur innerhalb der Verwaltung, indem er neue Technologien und Abläufe mit gewissenhaftem Testen erprobt.
Die Durchsetzung einer klaren Digitalisierungsstrategie wird somit sowohl von der Führungsebene, angeführt vom Bürgermeister, als auch von den Mitarbeitern aktiv mitgetragen. Durch einen Newsletter, der regelmäßig Tipps und Tricks zur Nutzung von regisafe bietet, bleibt das Thema Digitalisierung stets im Fokus.
In der gesamten Region Schleswig-Holstein wird Barsbüttel beobachtet, da ihre Maßnahmen möglicherweise auch Vorbilder für andere Gemeinden sein können, die ebenfalls den Übergang zur digitalen Verwaltung anstreben. Die positive Entwicklung in dieser kleinen Gemeinde zeigt, dass digitale Transformation auch in kleineren Verwaltungsstrukturen funktionieren kann, wenn die richtigen Schritte unternommen werden. Weitere Details zur Digitalisierung in Barsbüttel sind im Artikel von Kommune21 nachzulesen, der die Hintergründe und Prozesse ausführlich beschreibt auf www.kommune21.de.
Stichwörter: Dokumenten-Management, regisafe, Barsbüttel, E-Akte
Bildquelle: Gemeinde Barsbüttel
